En bref
Entre la métropole et La Réunion, le décalage n'est que de deux heures en été métropolitain et de trois heures en hiver : ce n'est pas le vrai problème. Le vrai problème, c'est le vol de nuit et l'arrivée en matinée, alors que les chambres ne sont pas disponibles avant l'après-midi. Le jour d'arrivée ne doit donc contenir ni plénière, ni décision, ni épreuve physique : on le remplit avec de l'accueil, un repas et une découverte douce.
Un séminaire résidentiel qui fait venir des équipes de métropole se joue en grande partie sur son premier jour. Nous voyons régulièrement des programmes qui placent la plénière stratégique le matin de l'arrivée, parce que le groupe est là et qu'il faut rentabiliser le déplacement. C'est presque toujours une erreur, et elle se voit sur les visages en fin de matinée.
Deux heures de décalage : est-ce vraiment un problème ?
Non, et c'est une bonne nouvelle qu'il faut expliquer aux participants. La Réunion est à UTC+4. Le décalage avec la France hexagonale est de deux heures quand la métropole est à l'heure d'été, de trois heures le reste de l'année. C'est le même ordre de grandeur qu'un déplacement à l'est de l'Europe : l'organisme s'y fait en une nuit.
Ce qui fatigue réellement, c'est autre chose :
- Onze heures de vol, le plus souvent de nuit, dans un siège ;
- Un sommeil fractionné, avec un service de repas au milieu ;
- Une arrivée en matinée et une journée entière à tenir avant la première vraie nuit.
Autrement dit, le groupe qui descend de l'avion n'a pas de jet lag : il a une nuit blanche. Le programme doit traiter ça, pas le fuseau horaire.
Que faire entre l'aéroport et l'ouverture des chambres ?
C'est le trou noir des programmes mal préparés. Les vols long-courriers arrivent à Roland-Garros en matinée, et la plupart des hôtels ne libèrent pas les chambres avant le milieu de l'après-midi. Il reste donc quatre à six heures à occuper avec un groupe fatigué et ses bagages. Ce qui fonctionne :
- Faire déposer les bagages à l'hôtel avant toute activité. Un groupe qui traîne ses valises ne profite de rien. C'est le premier point à négocier avec l'établissement ;
- Prévoir un accueil et un vrai petit-déjeuner à l'arrivée, sur place ou en route, plutôt qu'un café rapide ;
- Enchaîner sur une découverte douce : une route panoramique, un point de vue, un marché, un déjeuner créole avec un temps assis. L'objectif est de tenir le groupe éveillé à la lumière du jour, pas de lui faire faire dix mille pas ;
- Annoncer clairement l'heure d'accès aux chambres dans le programme remis aux participants, pour éviter vingt questions à chaque arrêt.
Quand placer la plénière ?
Le lendemain matin, sans exception quand c'est possible. Le premier vrai matin sur place est le meilleur moment du séjour : le groupe a dormi, il est encore en avance sur son horloge interne et se réveille naturellement tôt. Une plénière à 8 h 30 le jour 2 se tient avec une attention que l'on n'obtiendra plus après.
À l'inverse, une séance de travail le jour d'arrivée produit des décisions molles et des participants qui décrochent après quarante minutes. Si l'agenda impose absolument un temps collectif le premier jour, il faut le limiter à une prise de parole d'accueil de vingt minutes en fin d'après-midi, sans support et sans arbitrage. La construction du reste du programme est détaillée dans le programme d'un séminaire de deux jours et dans le rythme d'une journée de séminaire.
Et le team building ?
Surtout pas le premier jour. Une épreuve physique sur un organisme qui n'a pas dormi, sous un soleil tropical auquel les participants ne sont pas acclimatés, c'est le meilleur moyen de récolter un malaise et de plomber le séjour. Nous plaçons systématiquement le team building au jour 2 ou au jour 3, en fin de matinée ou en milieu d'après-midi, jamais entre 12 h et 14 h. Le choix du format selon l'objectif du séminaire est expliqué dans quel team building pour un séminaire.
Point pratique souvent oublié : les participants de métropole arrivent rarement équipés. Prévenir dans le programme qu'il faut des chaussures fermées, une casquette et de la crème solaire évite d'avoir la moitié du groupe en chaussures de ville sur un terrain en extérieur.
Et le jour du retour ?
Il se prépare autant que l'arrivée. Les vols vers la métropole partent le plus souvent en soirée, ce qui laisse une dernière journée complète et une nouvelle question de bagages, puisque les chambres se libèrent en milieu de journée. Trois règles simples :
- Placer le temps de clôture et les remerciements le matin, pas juste avant le départ pour l'aéroport ;
- Prévoir une consigne à bagages et un point de rassemblement unique ;
- Garder l'après-midi libre ou très léger, avec un transfert calé large : la route vers Roland-Garros n'est pas la même à 15 h et à 17 h 30.
Le cadrage complet d'un séjour venu de l'Hexagone est dans organiser un séminaire à La Réunion depuis la métropole, et le volet transport dans transport et navettes des participants. Pour la soirée de clôture, nos confrères détaillent les formats dans la soirée clients et partenaires.