En bref
Entre cent et cent cinquante participants en résidentiel, le séminaire change de nature : il faut environ quatre-vingts à cent trente chambres, une plénière qui accueille tout le monde assis, deux à quatre salles d'ateliers et une restauration capable de servir le groupe en une heure. Peu d'établissements réunionnais cochent toutes les cases seuls. Notre conseil : bloquer l'hébergement neuf à douze mois avant, et accepter l'idée de deux hôtels voisins plutôt qu'un seul lieu parfait.
Conventions annuelles, réunions de réseau, forces de vente régionales, groupes venus de métropole avec leurs filiales de l'océan Indien : nous voyons régulièrement des séminaires de cette taille à La Réunion. C'est un cap réel, et il se prépare très différemment d'un séminaire de cinquante personnes.
Où loger cent cinquante personnes ?
C'est la première question, et elle détermine tout le reste. L'hôtellerie réunionnaise compte peu d'établissements capables d'absorber seuls un groupe de cette taille sans fermer leurs portes à la clientèle individuelle, surtout en haute saison. Trois montages fonctionnent :
- Un hôtel unique privatisé ou quasi privatisé, la solution la plus confortable quand elle est disponible ;
- Deux établissements voisins, avec une plénière dans l'un et une partie des chambres dans l'autre : cela impose une navette, mais ouvre beaucoup plus de dates ;
- Un hôtel pour le groupe et un lieu événementiel séparé pour la plénière et la soirée, quand le programme demande une grande salle.
Le détail des questions à poser sur les chambres, les partages et les nuitées est dans hébergement et chambres d'un séminaire résidentiel, et notre sélection de lieux est sur les lieux de séminaire résidentiel.
Quelle salle plénière à cet effectif ?
Comptez large. En disposition théâtre, cent cinquante personnes assises avec une scène, un écran et des circulations demandent une salle nettement plus grande que ce que laissent croire les fiches techniques, surtout si des tables sont prévues. Deux conséquences pratiques : la sonorisation ne peut plus reposer sur l'équipement de la salle seule, et l'écran doit être lisible du dernier rang. Les dispositions possibles sont comparées dans théâtre, U ou îlots, et le dimensionnement technique dans le matériel son et vidéo.
Comment faire travailler autant de monde ?
Une plénière de cent cinquante personnes ne produit rien si elle reste frontale plus d'une heure. Notre méthode à cette taille :
- Des séquences plénières courtes, trente à quarante minutes, avec un animateur qui tient le rythme et fait participer la salle ;
- Des ateliers en parallèle par groupes de quinze à vingt, dans deux à quatre espaces, avec une restitution rapide. Le format est détaillé dans les ateliers collaboratifs ;
- Un fil rouge qui relie les séquences et donne un sens à l'ensemble, comme expliqué dans le fil rouge d'un séminaire ;
- Un maître de cérémonie dédié, indispensable au-delà de cent personnes : voir le rôle du maître de cérémonie.
Repas, navettes et temps morts
C'est là que les séminaires de cette taille se gagnent ou se perdent. Trois points à border :
La restauration : un buffet unique pour cent cinquante personnes crée une file de vingt minutes. Deux points de service, ou deux salles, changent complètement le ressenti. Le transport : trois cars de cinquante places se remplissent lentement, il faut un référent par véhicule et des horaires affichés, sujet traité dans transport et navettes. Les pauses : plus le groupe est grand, plus elles s'allongent, et le programme doit l'anticiper, comme le rappelle le rythme d'une journée de séminaire.
Et le team building pour cent cinquante personnes ?
Il reste possible et souhaitable, à condition de choisir un format qui supporte l'effectif : olympiades sur plusieurs ateliers, grand jeu par équipes, activité nautique en rotation. La mécanique est décrite par nos confrères dans le team building de grand groupe, et le choix de l'activité dans quel team building pour un séminaire. Pour un effectif encore supérieur, voyez le séminaire de 300 personnes, et pour le cadre général notre page séminaire résidentiel.
Vous préparez une convention ou un séminaire résidentiel de cent à cent cinquante personnes ? Dites-nous la période, le nombre de nuits et la part de participants venus de l'extérieur de l'île : nous proposons deux ou trois montages chiffrés, avec l'hébergement, la plénière et les activités, devis en 24 h.