En bref
Pour un groupe qui vient de l'Hexagone, la durée ne se calcule pas comme en métropole. Le vol consomme deux journées, l'arrivée n'est pas exploitable et le retour non plus. En dessous de quatre nuits sur place, il reste à peine deux journées réellement utiles : le rapport entre le coût du transport et le temps de travail devient mauvais. Le format qui revient le plus souvent dans nos dossiers est de cinq à six jours, week-end parfois inclus.
C'est la première question que nous posons à une entreprise dont le siège est en métropole : combien de jours vos équipes restent-elles sur place ? La réponse change tout, du choix des lieux au budget, et elle est souvent sous-estimée au départ.
Pourquoi la question se pose autrement qu'en métropole ?
Parce que le transport n'est pas un détail logistique, c'est un poste lourd en temps comme en argent. Un séminaire de deux jours à Lyon coûte un trajet de quelques heures. Le même séminaire à La Réunion mobilise un vol long-courrier à l'aller comme au retour. Deux conséquences :
- Le jour d'arrivée n'est pas une journée de travail. Les vols arrivent en matinée après une nuit en cabine, et les chambres ne se libèrent qu'en milieu d'après-midi. Le sujet est détaillé dans que faire du jour d'arrivée ;
- Le jour de départ non plus. Les vols partent le plus souvent en soirée, avec libération des chambres en milieu de journée et un transfert à caler large.
Autrement dit, sur un séjour de quatre jours, il reste deux journées pleines.
Le seuil des quatre nuits
C'est notre repère de travail. En dessous, l'équation ne tient pas : on dépense un budget transport conséquent pour deux journées utiles, et les participants repartent avec le sentiment d'avoir couru. Au-delà, chaque journée supplémentaire coûte proportionnellement beaucoup moins cher, puisque le vol est déjà payé.
Concrètement, voici comment se répartissent nos dossiers venus de l'Hexagone :
- Quatre nuits : le format minimum défendable. Une journée de plénière, une journée de team building ou de découverte, et deux demi-journées utilisables ;
- Cinq à six nuits : le format le plus fréquent et le plus équilibré. Il laisse place à deux journées de travail sérieuses, une journée de cohésion, une soirée de clôture et un temps de respiration ;
- Sept nuits et plus : réservé aux séjours incentive, aux groupes récompensés et aux combinés avec l'île Maurice, décrits dans le combiné Réunion Maurice.
Faut-il inclure un week-end ?
C'est une question de culture d'entreprise, et elle mérite d'être tranchée tôt. Deux pratiques que nous voyons fonctionner :
- Le séminaire du mardi au samedi, avec un retour dans le week-end : les jours ouvrés mobilisés restent limités, et le voyage empiète peu sur la vie personnelle ;
- Le séminaire qui se termine le vendredi, avec la possibilité offerte aux participants de prolonger à titre personnel à leurs frais. C'est très apprécié, cela ne coûte rien à l'entreprise, et cela demande simplement d'anticiper les billets et les nuitées supplémentaires.
Dans les deux cas, la règle est d'annoncer le cadre au moment de l'invitation, pas après. La préparation des participants est traitée dans l'invitation et le programme.
Ce que la durée change au programme
Plus le séjour est long, plus il faut du rythme, pas plus de contenu. Une erreur fréquente consiste à remplir chaque journée de plénières parce que le groupe est là. Le résultat est un groupe saturé au troisième jour. Notre structure de référence sur cinq à six jours :
- Jour 1 : arrivée, accueil, découverte douce ;
- Jour 2 : la grande plénière, le matin, quand l'attention est maximale ;
- Jour 3 : ateliers de travail en petits groupes, puis temps libre ;
- Jour 4 : team building ou journée de découverte, puis soirée de clôture ;
- Jour 5 : synthèse le matin, après-midi libre, transfert.
Le détail du rythme est dans les pauses et le rythme d'une journée, et le choix du format de cohésion dans quel team building pour un séminaire.
Et le budget ?
La durée agit sur deux postes seulement : l'hébergement et la restauration, auxquels s'ajoutent les activités choisies. Le transport aérien, lui, ne bouge pas. C'est la raison pour laquelle allonger un séjour d'une nuit coûte proportionnellement beaucoup moins cher que de l'avancer d'une journée ne fait économiser. C'est l'argument qui fait basculer la plupart des arbitrages, et la structure complète d'un budget est dans combien coûte un séminaire d'entreprise, avec le cadrage général dans organiser un séminaire depuis la métropole.