En bref
Le dernier jour d'un séminaire à La Réunion pose un problème simple : les chambres se libèrent le matin, mais les vols vers la métropole partent souvent en fin de journée ou en soirée. On le règle à la signature du contrat d'hôtel : une bagagerie surveillée, la salle de réunion gardée jusqu'à l'après-midi, quelques chambres de courtoisie pour se doucher et se changer avant le vol, puis un départ vers l'aéroport avec une large marge pour les embouteillages.
On soigne l'arrivée d'un groupe, on soigne la soirée de clôture, et l'on oublie souvent le dernier jour. C'est pourtant celui qui laisse la dernière impression : des participants qui errent dans le hall avec leur valise, sans chambre et sans programme, finissent leur séminaire sur une note fatiguée. Voici comment nous l'organisons.
Que faire entre la libération des chambres et le vol ?
Construire une vraie journée. Le matin, une dernière séance de travail courte, consacrée à la restitution et au plan d'action, quand les esprits sont encore frais. Puis un déjeuner, et l'après-midi une activité légère près de l'hôtel ou sur la route de l'aéroport : une baignade, une balade, une visite courte. Nos idées d'activités sont dans les excursions d'un séminaire ; on choisit celles qui ne salissent pas trop et ne finissent pas tard.
Que négocier avec l'hôtel ?
- Une bagagerie surveillée pour tout le groupe, idéalement fermée à clé ;
- La salle de réunion jusqu'en début d'après-midi, pour ne pas travailler dans un coin du bar ;
- Quelques chambres de courtoisie, ou l'accès aux vestiaires du spa ou de la piscine, pour se doucher et se changer avant un vol de nuit ;
- Un départ tardif pour les chambres de la direction ou des intervenants, quand l'hôtel peut l'accorder.
Ces points s'écrivent dans le contrat de groupe, pas le jour même : voir le contrat d'hôtel de groupe. Les hôtels qui s'y prêtent sont sur la page lieux de séminaire.
Combien de marge pour rejoindre l'aéroport ?
Plus qu'on ne le croit. Depuis la côte ouest ou le sud, la route vers l'aéroport Roland-Garros traverse des secteurs souvent chargés en fin d'après-midi, notamment à l'approche de Saint-Denis. Un groupe se présente à l'enregistrement bien avant l'heure limite fixée par la compagnie, et un car ne part que lorsque tout le monde est monté. On cale donc l'heure de départ du car à rebours, avec une marge pour les retards. Les navettes se réservent en même temps que le reste, voir le transport des participants et les vols de groupe.
Et ceux qui restent ?
Certains participants prolongent leur séjour, d'autres partent par un vol différent. On prévoit pour eux un transfert à part et une information claire sur leurs propres horaires. Le sujet est traité dans prolonger son séjour. À l'aéroport, un accueil peut aider le groupe à s'y retrouver : hotesse-reunion.re détaille l'accueil d'un groupe à l'aéroport.
Comment l'intégrer au programme ?
En l'écrivant dans le programme envoyé aux participants avant le départ, avec l'heure de libération des chambres, l'heure du car et la tenue conseillée pour la journée. La construction complète du séjour est sur la page séminaire résidentiel, et les postes de dépense sur la page budget.