En bref
Pour un séminaire à La Réunion organisé depuis la métropole, le transport aérien représente très souvent le premier poste du budget, devant l'hébergement. Deux décisions pèsent plus que toutes les autres : la période choisie, et le moment où vous bloquez les places. Les noms des participants, eux, peuvent en général être communiqués bien plus tard que la réservation.
Nous recevons chaque année des demandes de sièges parisiens, lyonnais ou bordelais qui veulent réunir leurs équipes à La Réunion. La partie terrain, nous la gérons de bout en bout. La partie aérienne reste le plus souvent entre les mains du client ou de son agence de voyages, mais elle conditionne tellement le programme que nous préférons en parler dès le premier échange.
À partir de combien de personnes parle-t-on de groupe ?
Dans la pratique, les services groupes des compagnies commencent à partir d'une dizaine de passagers voyageant ensemble. En dessous, on reste sur des billets individuels, quitte à les acheter le même jour. Au-dessus, le service groupes devient intéressant pour une raison qui n'est pas seulement tarifaire : il permet de bloquer des places sans avoir la liste nominative définitive, et d'ajuster ensuite. Sur un séminaire d'entreprise, où les participants se confirment souvent tard, c'est souvent l'argument décisif.
Quand faut-il réserver, et quand donner les noms ?
La règle que nous voyons fonctionner : bloquer les places six à neuf mois avant, donner la liste définitive quelques semaines avant le départ, selon les conditions négociées. Cela laisse le temps de construire le programme sur place en parallèle, et c'est aussi le rythme que nous conseillons pour les prestations terrain, décrit dans les délais pour organiser un séminaire. Attention à un point précis : les conditions de modification et d'annulation d'un contrat groupe ne sont pas celles d'un billet individuel. Elles se lisent avant de signer, pas après.
Quelles périodes sont les plus tendues ?
Trois moments compliquent la vie des organisateurs :
- Les vacances scolaires, métropolitaines comme réunionnaises, où les avions se remplissent de familles ;
- Décembre et la période des fêtes, la plus chargée de l'année sur cet axe ;
- Juillet et août, qui correspondent en plus à l'hiver austral, agréable pour travailler mais très demandé.
Les fenêtres les plus confortables pour un séminaire restent celles que nous détaillons dans quelle période choisir pour un séminaire : elles cumulent météo stable, disponibilité des lieux et avions moins chargés.
Et le matériel que vous emportez ?
Kakémonos, totems, goodies, dotations, supports imprimés : tout cela voyage mal et coûte cher en bagages supplémentaires sur un vol long-courrier. Deux solutions, que nous mettons en place régulièrement. Soit l'envoi par fret en amont, à condition de compter les délais maritimes ou aériens, soit la production sur place, que nous prenons en charge. Dans presque tous les cas, faire imprimer à La Réunion revient moins cher que de payer des bagages hors gabarit. Le sujet des délais d'acheminement est traité plus largement dans les délais de commande depuis la métropole.
Quelle marge garder après l'atterrissage ?
Les vols depuis Paris arrivent le plus souvent au petit matin à Roland-Garros après une nuit de onze heures et un décalage horaire de deux ou trois heures selon la saison. Nous déconseillons formellement de placer une plénière le matin même. La bonne séquence : accueil à l'aéroport, transfert, installation, une activité légère en fin d'après-midi, et le travail sérieux le lendemain matin. Le détail de cette première journée est dans le décalage horaire à l'arrivée, et le calibrage de la durée totale dans combien de jours prévoir.
Nous ne vendons pas de billets d'avion. En revanche, nous calons tout le reste autour de vos horaires réels de vol, depuis l'accueil à l'aéroport jusqu'au dernier transfert : c'est le rôle décrit sur notre page DMC et réceptif à La Réunion, et le cadre complet d'un séjour d'entreprise est sur séminaire à La Réunion pour une entreprise de métropole.