En bref
Quand un groupe vient de métropole pour un séminaire à La Réunion, une partie des participants demande presque toujours à rester quelques jours de plus, parfois avec un conjoint. C'est possible, à condition de le cadrer dès l'inscription : les billets de groupe imposent souvent des dates et des noms fixés tôt, l'hôtel peut prolonger le tarif négocié s'il est prévenu, et l'entreprise doit décider ce qu'elle prend en charge. En règle générale, le transport reste payé par l'entreprise et les nuits supplémentaires par le participant, à valider avec les ressources humaines.
Onze heures de vol depuis Paris, un décalage horaire de deux ou trois heures selon la saison, et une île que beaucoup découvrent : la question « puis-je rester quelques jours de plus ? » arrive dans presque tous nos séminaires de groupes venus de métropole. Mieux vaut y avoir répondu avant que les premiers billets soient émis. Voici ce que nous cadrons avec les entreprises.
Pourquoi faut-il en parler dès l'inscription ?
Parce que tout se joue au moment de la réservation des vols. Un billet de groupe est négocié pour des dates communes, avec une date limite pour donner les noms ; un retour décalé peut être accepté, refusé ou facturé à part selon la compagnie. Si l'on attend que le groupe soit constitué, certains participants se retrouvent à racheter un billet individuel. Nous ajoutons donc une question simple au formulaire d'inscription : « souhaitez-vous prolonger, et de combien de jours ? ». Le fonctionnement des billets de groupe est détaillé dans les vols et la billetterie de groupe, et le formulaire dans l'invitation et le programme.
Qui paie quoi ?
C'est à l'entreprise de fixer la règle, et de la dire à tous de la même façon. La pratique la plus répandue chez nos clients :
- L'entreprise paie le billet d'avion, comme si le participant rentrait avec le groupe, ainsi que les nuits et les repas du séminaire ;
- Le participant paie les nuits supplémentaires, ses repas, ses activités et l'éventuel surcoût de changement de date du billet ;
- Les jours prolongés sont posés en congés.
La frontière entre la mission et le séjour personnel a des conséquences sur la paie et sur l'assurance : elle se valide avec votre service RH avant d'être annoncée. Le même raisonnement s'applique aux conjoints, voir les accompagnants en séminaire résidentiel.
Et l'hôtel ?
Un hôtel prévenu à l'avance peut souvent prolonger le tarif du groupe sur une ou deux nuits, ou proposer un changement de chambre pour les participants qui restent en couple. Prévenu la veille du départ, il est souvent complet. Nous transmettons la liste des prolongations en même temps que la liste des chambres du séminaire, sujet traité dans l'hébergement en séminaire résidentiel. Certains choisissent aussi de changer d'hôtel pour découvrir une autre région, dans l'esprit du séminaire itinérant.
Avant ou après le séminaire ?
Arriver deux jours avant permet d'absorber le décalage et la fatigue du vol, et d'être pleinement présent le premier jour de travail : c'est l'option que nous conseillons pour les intervenants et les dirigeants, comme expliqué dans le décalage horaire à l'arrivée. Rester après est plus fréquent, car l'on peut profiter des contacts noués pendant le séjour pour partir en petit groupe.
Que proposer aux participants qui restent ?
Une page simple dans le kit du participant suffit : deux ou trois idées par durée (le volcan ou un cirque pour une journée, le Sud sauvage pour deux, Maurice pour un séjour plus long, voir le combiné Réunion et Maurice), les contacts utiles et le rappel que l'entreprise n'organise plus rien à partir de la fin du séminaire. Pour l'accueil et les transferts à l'aéroport, nos collègues de hotesse-reunion.re décrivent l'accueil d'un groupe à Roland-Garros. La durée idéale du séminaire lui-même est discutée dans combien de jours pour un séminaire à La Réunion.
Vous préparez un séminaire pour un groupe de métropole ? Donnez-nous l'effectif, les dates et votre politique de prise en charge : nous intégrons les prolongations au planning des vols et des chambres, devis en 24 h. Toutes nos formules sont sur le séminaire à La Réunion pour les entreprises de métropole.