En bref
La saison cyclonique réunionnaise court du 15 novembre au 30 avril. Un séminaire résidentiel y reste tout à fait organisable, à trois conditions : une alerte prend toujours le pas sur le programme, donc il faut un plan de repli écrit avant la signature ; le devis doit prévoir le report plutôt que l'annulation sèche ; et un groupe venu de métropole a besoin d'une marge d'un jour à l'arrivée comme au départ. Dans les faits, la grande majorité des séjours de cette période se déroulent sans incident, mais ceux qui n'avaient rien prévu perdent deux jours de programme.
La question revient à chaque fois qu'un siège de métropole regarde un devis pour janvier, février ou mars. Faut-il éviter cette période ? Notre réponse, après une dizaine d'années de terrain : non, à condition de l'organiser comme elle doit l'être. Voici ce que nous écrivons dans nos propositions pour cette saison.
Que se passe-t-il concrètement lors d'une alerte ?
Les niveaux sont décidés par la préfecture et l'information est diffusée par Météo France et les radios locales. Ce qu'ils changent pour un groupe :
- Pré-alerte ou vigilance fortes pluies : le programme tient, mais les activités en rivière, en montagne, en bateau et les sentiers sont abandonnés. Les routes des Hauts et la route du littoral peuvent être coupées ;
- Alerte orange : les écoles ferment, une partie des salariés reste à la maison, les prestataires extérieurs annulent. Un séminaire en salle d'hôtel se poursuit, une soirée en extérieur non ;
- Alerte rouge : plus personne ne circule, y compris les participants. Tout le monde reste dans l'hôtel, l'aéroport de Roland-Garros est fermé et les vols sont déplacés.
Autrement dit, le risque n'est pas d'être en danger dans un hôtel réunionnais, c'est de perdre une ou deux journées de programme et de voir les vols décalés.
Comment construire le plan de repli ?
Notre règle est simple : chaque demi-journée extérieure du programme a une version intérieure écrite, avec le même objectif pédagogique. Le team building sur la plage devient un format en salle, la soirée en jardin se replie sous la varangue ou dans le restaurant, la visite de site devient une table ronde avec l'intervenant. Cela suppose deux choses au moment de choisir l'hôtel : une salle de repli réellement disponible et dimensionnée pour tout le groupe, et un prestataire d'animation capable de basculer sans matériel supplémentaire. Le catalogue des formats en intérieur est chez nos confrères, dans le team building en intérieur. Le choix du lieu se fait avec cette contrainte en tête, voir les lieux de séminaire résidentiel.
Quelles clauses écrire dans le devis ?
C'est le point sur lequel nous insistons le plus, parce qu'il se règle en amont et en cinq lignes :
- Le report plutôt que l'annulation : en cas d'alerte officielle, les prestations non réalisées basculent sur une nouvelle date, sans nouvelle facturation de la prestation d'animation ;
- La distinction entre ce qui est engagé et ce qui ne l'est pas : un traiteur qui a acheté et cuisiné, une salle réservée, un artiste déplacé se paient ; une animation non montée ne se paie pas ;
- Qui décide, et à quelle heure : une personne nommée côté client, une côté agence, un point à heure fixe la veille et le matin ;
- Le sort des chambres, qui dépend du contrat de l'hôtel et non du nôtre : c'est à vérifier au moment de la réservation, pas la veille.
Le cadre général des engagements figure dans ce qui est inclus dans un devis de séminaire.
Et pour un groupe venu de métropole ?
Deux précautions qui ne coûtent rien. La première : arriver un jour avant le début du séminaire, ce que nous conseillons déjà pour le décalage horaire dans gérer l'arrivée d'un groupe de métropole. La seconde : éviter de coller le vol retour à la dernière heure du programme, car un aéroport qui rouvre après une alerte met un à deux jours à écouler les passagers en attente. Le sujet des vols et de la billetterie de groupe est traité dans vols et billetterie d'un groupe. Une assurance annulation prise par le donneur d'ordre, ou incluse dans les billets, complète le dispositif : c'est elle qui couvre les frais de transport, pas le prestataire local.
Faut-il plutôt viser une autre période ?
Si le calendrier de l'entreprise le permet, oui : l'hiver austral, de mai à novembre, offre une météo plus stable et des températures plus confortables pour travailler en salle comme dehors. Notre fenêtre préférée pour un résidentiel est détaillée dans octobre et novembre, la fenêtre idéale, et le panorama complet dans quelle période choisir. Mais beaucoup de groupes n'ont pas le choix : un kick-off commercial se tient en janvier, une convention se cale sur l'exercice comptable. Dans ce cas, la saison cyclonique n'est pas un obstacle, c'est une ligne de plus dans le rétroplanning.
Nos séjours pour les groupes venus de France sont présentés sur la page séminaire depuis la métropole, et notre rôle de réceptif sur la page DMC et réceptif.
Vous étudiez une date entre novembre et avril ? Envoyez-nous la fenêtre envisagée et l'effectif : nous construisons le programme avec son plan de repli écrit et les clauses de report, devis en 24 h.